Kandidaten uit CSV importeren: wat controleer je?

Een CSV-import is pas bruikbaar als de waarden in het nieuwe dossier dezelfde betekenis hebben als in de bron. Een melding ‘import voltooid’ vertelt niet of een naam correct is gelezen, een datum is omgedraaid of een notitie bij de juiste kandidaat staat.

Kandidaten uit CSV importeren vraagt daarom om controle op drie niveaus: het bestand moet goed worden gelezen, elke kolom moet in het juiste veld terechtkomen en verwijzingen moeten bij het juiste record uitkomen. Dit artikel gaat over die bestandscontrole. De planning van een volledige ATS-overstap omvat daarnaast onder meer rechten, historie en het moment waarop je team overstapt.

In het kort

• Bewaar de oorspronkelijke export en leg wijzigingen in een werkkopie vast.
• Controleer scheidingstekens, tekencodering en veldtypes vóór het opslaan of importeren.
• Gebruik stabiele bron-ID’s om dossiers en relaties te volgen.
• Vergelijk na een proefimport waarden en koppelingen, niet alleen aantallen.

Wat zit er werkelijk in je CSV-bestand?

Vraag eerst wat één rij voorstelt. Een kandidaatregel, een contactmoment en een sollicitatie zijn verschillende dingen. Als dezelfde persoon meerdere keren voorkomt, hoeft dat niet op een dubbel kandidaatprofiel te wijzen. Het bestand kan bijvoorbeeld afzonderlijke contactmomenten bevatten.

Noteer ook welke selectie is geëxporteerd en wanneer. Een bestand met alleen actieve kandidaten kun je niet vergelijken met het totale aantal personen in het oude ATS. Geef de werkkopie een herkenbare versie en houd de originele export apart.

Een bestandsnaam van een cv is nog geen cv. Controleer of documenten apart worden geleverd en hoe ze met een kandidaat verbonden zijn. Een verwijzing naar een bestand op een oude computer helpt weinig wanneer het nieuwe systeem dat bestand niet kan lezen.

Hoe voorkom je dat de kolommen verschuiven?

Controleer welk scheidingsteken de export gebruikt en wat de importer verwacht. Komt de hele regel in één kolom terecht, stop dan met de controle van individuele velden: eerst moet het bestand goed worden ingelezen.

Een notitie kan zelf komma’s, aanhalingstekens of regeleinden bevatten. RFC 4180, een informatieve beschrijving van een veelgebruikte CSV-vorm, beschrijft daarvoor aanhalingstekens rond het veld en verdubbeling van interne dubbele aanhalingstekens. De importer moet met het werkelijke formaat overweg kunnen.

Tel daarom records met een geschikte CSV-lezer, niet uitsluitend zichtbare tekstregels. Een notitie met meerdere regels kan bij één kandidaat horen. Handmatig alle regeleinden verwijderen kan de oorspronkelijke inhoud beschadigen.

Waarom controleer je namen en veldtypes apart?

De juiste kolomindeling bewijst niet dat de tekens goed zijn gelezen. Neem namen met accenten in je proefbestand op en vergelijk de weergave met de bron. Microsoft beschrijft hoe je UTF-8-CSV-bestanden in Excel opent, inclusief een importmogelijkheid wanneer gewoon openen niet goed werkt. Gebruik de instellingen die bij jouw export passen.

Controleer daarna hoe de software waarden interpreteert. De Excel-documentatie over tekstimport waarschuwt dat standaardinstellingen de interpretatie van datums en getallen bepalen. Tekstkolommen kunnen nodig zijn om voorloopnullen te behouden.

Een bron-ID is geen hoeveelheid. 000427 en 427 kunnen voor jullie koppelingen verschillende waarden zijn. Spreek ook een eenduidig datumformaat af met de uitvoerder en controleer een datum waarvan dag en maand niet uitwisselbaar lijken. Corrigeer een conversiefout vanuit de bewaarde bron, niet door ontbrekende tekens te raden.

Welke kolommapping leg je vast?

Een mapping beschrijft meer dan het nieuwe veldlabel. Schrijf op wat de bronwaarde betekent, waar die thuishoort en welke omzetting eventueel nodig is. Laat de eigenaar van het recruitmentproces die betekenis controleren.

Bronkolom	Afspraak vóór import	Controle in het resultaat
Kandidaat-ID	Als bronverwijzing behouden	Exact dezelfde tekens terugvinden
Naam	Volledige naam of afgesproken losse velden	Accenten en tussenvoegsels behouden
Contactdatum	Datum van het contact, met bronformaat	Niet veranderd in aanmaakdatum
Verantwoordelijke	Verwijzing naar de juiste gebruiker	Onbekende gebruiker zichtbaar afhandelen
Notitie	Bij kandidaat of contactmoment, volgens bron	Inhoud en relatie kloppen
Cv-verwijzing	Apart bestand met afgesproken koppeling	Document openen vanuit het juiste dossier

Een lege waarde verdient ook een afspraak. Betekent die ‘onbekend’, ‘niet van toepassing’ of ‘bestaande waarde behouden’? Vooral bij het bijwerken van dossiers wil je weten of een lege cel een ingevuld doelveld wist. Dat gedrag verschilt per importfunctie; test het in plaats van het aan te nemen.

Hoe ziet een klein maar nuttig proefbestand eruit?

Neem een fictieve kandidaat, Zoë. Haar bron-ID is 000427. De export bevat een notitie met een komma en twee tekstregels, plus een verwijzing naar een afzonderlijk cv. Een tweede bestand koppelt het contactmoment aan hetzelfde bron-ID.

Spreek de verwachte uitkomst vooraf af: de naam blijft leesbaar, het ID blijft gelijk, de notitie blijft één geheel en het contactmoment hoort bij Zoë. Controleer het cv afzonderlijk. Een succesvolle import van de kandidaatregel zegt nog niets over het meeverhuizen van dat bestand.

Voeg in de proef ook een ontbrekende verwijzing toe, bijvoorbeeld een contactmoment met een onbekend kandidaat-ID. Kijk of je kunt achterhalen welke regel niet verwerkt is en waarom. De gewenste reactie is een afgesproken uitkomst van de test, geen claim over wat elke importer al kan.

Wat doe je na een fout of gedeeltelijke import?

Bewaar het resultaatrapport en leg per bron-ID vast wat is aangemaakt, overgeslagen of mislukt. Als de importer geen bruikbaar rapport levert, spreek dan af hoe de uitvoerder de verwerking aantoonbaar controleert.

Voer hetzelfde bestand niet zomaar opnieuw uit. Eerst moet duidelijk zijn of de importer bestaande records herkent, bijwerkt of opnieuw aanmaakt. Een fout in één relatie betekent niet dat alle eerdere kandidaatregels zijn teruggedraaid.

Vraag daarom vóór de proef hoe herstel werkt. Kun je de betreffende batch herkennen? Wie beoordeelt welke wijzigingen veilig ongedaan kunnen worden gemaakt? Het bronbestand bewaren is nodig, maar levert op zichzelf geen terugdraaifunctie in het doel-ATS op.

Wanneer kun je verder met de definitieve import?

Ga verder wanneer de afgesproken controles geslaagd zijn en afwijkingen verklaard of bewust geaccepteerd zijn. Bewaar de gebruikte mapping, bestandversie en uitkomsten bij elkaar. Een nieuw exportformaat of een andere mapping vraagt opnieuw om controle van de betrokken velden.

Bij overstappen naar Simply bekijkt ons team de export samen met je. We bepalen welke gegevens meegaan, helpen de selectie voorbereiden en richten de migratie voor je in. Die migratiebegeleiding is tijdelijk gratis. De bestandscontroles hierboven helpen om samen te bepalen wat correct moet overkomen; je hoeft de hele overgang niet zelf uit te voeren.

De verwerkingsroute stemmen we af op je gegevens en voorkeuren. Ons migratieteam doet de import voor je, of je importeert zelf met de CSV-importer en richt je omgeving in samen met Simply Ask. In Simply bepaal je zelf welke data de AI mag verwerken. Neem voor een gesprek over je overstap een beschrijving van je export en een paar lastige velden mee; daarna spreken we de uitvoering af.