ATS-migratie naar Simply: samen je data goed overzetten

Je wilt overstappen naar een nieuw ATS, maar je database houdt je tegen. Er staan jaren aan kandidaten, klantcontacten en notities in. Sommige velden gebruikt niemand meer; andere bevatten precies de informatie waarmee een recruiter morgen verder moet. Hoe neem je dat goed mee, zonder van de overstap een tweede baan te maken?

Bij Simply pakken we de datamigratie samen met je op. Je maakt een export uit je huidige ATS of CRM, waarna we bekijken wat erin staat, wat je wilt behouden en waar opschonen zinvol is. Wij adviseren over de inrichting en zetten de migratie klaar. De datamigratie is tijdelijk gratis bij Simply.

Je hoeft dus niet eerst zelf een perfect importbestand of een compleet nieuw datamodel te ontwerpen. Begin bij de data die je hebt en het werk dat je ermee wilt doen.

Waarom voelt een ATS-migratie vaak als een groot project?

De onzekerheid zit meestal niet in het downloaden van een bestand. Die ontstaat zodra je moet bepalen of dat bestand genoeg bevat. Komen de cv’s mee? Blijven notities bij de juiste kandidaat staan? En wat doe je met oude statussen die verschillende collega’s anders gebruiken?

Daar komt de vraag naar kosten bovenop. Je wilt vooraf weten welk werk bij de overstap hoort en hoeveel tijd je eigen team eraan kwijt is. Zonder een duidelijke aanpak kan een migratie op papier eenvoudig lijken, terwijl je na de import alsnog veel moet uitzoeken.

Daarom beginnen we bij Simply met een gesprek over jouw database en werkwijze. We bekijken de inhoud voordat we bepalen hoe die in de nieuwe omgeving terechtkomt. Daarmee kun je keuzes over opschonen en inrichting vroeg maken, terwijl je nog kunt bijsturen.

Zo pakken we de overstap naar Simply aan

Je begint met een export uit je huidige ATS of CRM

Verzamel de beschikbare export en geef aan welke informatie je team gebruikt. Denk aan kandidaten, bedrijven, contactpersonen, vacatures, notities en documenten. Een eerste export mag vragen oproepen; die bekijken we samen.

Kun je iets wat je nodig hebt niet terugvinden, zoals bijlagen of de koppeling tussen een kandidaat en een vacature? Dan bespreken we welke aanvulling je nog bij je huidige leverancier moet opvragen. Simply kan alleen overzetten wat beschikbaar is. Dat controleren we liever aan het begin dan na de overstap.

Samen bepalen we wat mee moet en wat beter kan

Een nieuwe omgeving hoeft geen kopie te worden van alle keuzes die je ooit in je oude systeem hebt gemaakt. Misschien heb je tien velden voor specialismen, terwijl je team er nog vier gebruikt. Of staan dezelfde klanten onder verschillende namen in de database.

We nemen dit met je door en adviseren waar opschonen zinvol is. Jij kent de betekenis van de informatie; wij helpen die te vertalen naar een bruikbare inrichting in Simply. We spreken af welke gegevens meegaan en hoe we met twijfelgevallen omgaan.

Wat je in de export tegenkomt	Wat we samen bespreken
Velden die niemand meer invult	Heeft je team ze nog nodig in Simply?
Verschillende namen voor dezelfde status	Kunnen we de betekenis verduidelijken voordat de data meegaat?
Mogelijk dubbele kandidaten of bedrijven	Welke informatie hoort bij elkaar en wat moet apart blijven?
Oude dossiers en documenten	Wat wil en mag je bewaren voor je huidige werkwijze?
Relaties tussen kandidaten, vacatures en klanten	Hoe moet je team die informatie straks terugvinden?

Neem bijvoorbeeld een bureau met de velden ‘vakgebied’, ‘specialisatie’ en ‘discipline’. Die kunnen hetzelfde bedoelen, maar dat hoeft niet. Door enkele dossiers samen te bekijken, voorkom je dat bruikbare verschillen verdwijnen of dat je drie bijna identieke velden blijft vullen. Dit is een denkvoorbeeld, geen klantcase.

Simply zet de migratie en inrichting klaar

Als duidelijk is wat je wilt meenemen, richten we de migratie daarop in. Simply heeft een aanpasbaar datamodel, zodat we kunnen kijken welke velden en relaties passen bij jouw bureau. Het gaat daarbij om de dagelijkse samenhang in je ATS en CRM: een kandidaat bij de juiste vacature, een contactpersoon bij het juiste bedrijf en relevante context op een plek waar je team die verwacht.

Voor het overzetten van data zijn er twee routes. Ons migratieteam doet de import voor je. Wil je het zelf doen, dan richt je je omgeving in samen met Simply Ask en zet je je data over met onze CSV-importer. Welke route past, hangt af van de bestanden, de gewenste inrichting en jouw afspraken over dataverwerking.

Je bekijkt met ons of het goed staat

Je hoeft geen technische importlog te beoordelen om te zien of je team verder kan. Pak samen met ons herkenbare dossiers: een actieve kandidaat, een klant met meerdere contactpersonen of een vacature waar verschillende kandidaten op zitten.

Kun je de informatie terugvinden die je nodig hebt? Staan documenten en notities bij het juiste dossier? En klopt de betekenis van de velden en statussen? Wat nog aandacht nodig heeft, nemen we door voordat we de overstap afronden. Zo controleer je het resultaat aan de hand van je eigen werk.

Migratieteam of zelf importeren?

De begeleide migratie is er voor teams die de overstap samen met Simply willen regelen. Wij beoordelen de export met je, adviseren over de inrichting en zetten de data klaar. Je hoeft daar zelf geen specialist voor te zijn.

Wil je zelf gegevens importeren, dan kun je de CSV-importer gebruiken. Dat kan passen als je bestand al goed is ingericht en je weet waar de gegevens moeten komen. We bespreken welke aanpak aansluit op jouw situatie; je hoeft niet vooraf alle technische keuzes te maken.

Ook bij AI houd je regie: in Simply bepaal je zelf welke data de AI mag verwerken. MCP is een manier om tools met een AI-assistent te verbinden; het is geen voorwaarde om klant te worden of je data te migreren.

Wat kost de migratie naar Simply?

Simply biedt de begeleide datamigratie tijdelijk gratis aan. We helpen je beoordelen wat meegaat, adviseren over de inrichting en zetten de migratie klaar. Dat verlaagt de drempel om een database die in de loop van de jaren is gegroeid ook echt mee te nemen naar een nieuwe omgeving.

Het aanbod gaat over de datamigratie; je Simply-abonnement staat daar los van. Bespreek bij de start wat er in je export zit. Vraag bij je huidige leverancier na of die kosten rekent voor een export.

Ook met begeleiding blijft jouw kennis nodig. Reserveer tijd voor keuzes over de data en het bekijken van het resultaat. De recruiter die dagelijks met een veld werkt, kan vaak snel uitleggen waarom het wel of niet mee moet.

Hoe houd je de overstap vlot?

Je hoeft niet elk oud dossier handmatig door te nemen voordat je contact met ons opneemt. Neem een eerste export of een overzicht van de beschikbare gegevens mee. Daarmee kunnen we samen bepalen wat de volgende stap is.

Het helpt als één collega keuzes over de inrichting kan verzamelen en afstemmen met het team. Noteer ook wat je nu belemmert. Bijvoorbeeld: kandidaten zijn lastig terug te vinden, klantinformatie staat verspreid of niemand weet welke status actueel is. Dan krijgt de migratie een praktisch doel.

De planning hangt af van de export, de hoeveelheid opschoonwerk en de gewenste inrichting. Door die punten vroeg samen te bekijken, kunnen we gericht werken en voorkom je dat open vragen pas bij de definitieve import bovenkomen.

Wil je weten hoe dit voor jouw bureau werkt? Bekijk overstappen naar Simply of plan een gesprek. Vertel welk ATS of CRM je nu gebruikt en welke informatie je zeker wilt meenemen. Van daaruit maken we de overstap concreet.