Deel kandidaat- en klantinformatie zonder het eigenaarschap van de opdracht kwijt te raken. Kies een inrichting die werkt voor het hele bureau én voor de lokale recruiter.
Bij ATS-selectie voor meerdere vestigingen kijk je naar twee dingen tegelijk: welke informatie het bureau deelt en wie verantwoordelijk is voor de volgende handeling. Een gezamenlijk kandidaatdossier helpt weinig als twee recruiters dezelfde persoon bellen. Volledig gescheiden bestanden maken het juist moeilijk om een bestaande relatie bij een andere vestiging te herkennen.
Kies daarom vanuit jullie samenwerking. Welke afspraken gelden overal, wat mag lokaal verschillen en hoe neemt een collega werk over? Daarna kun je beoordelen hoe gegevens, pipelines en rechten die afspraken ondersteunen.
Deel gegevens die collega’s nodig hebben om dezelfde persoon of klant te herkennen en de relatie goed te behandelen. Houd afspraken over een bepaalde vacature bij die vacature. Zo wordt een salarisbereik voor een planner geen algemene klantafspraak en verandert een afwijzing voor één functie niet in een oordeel over de hele kandidaat.
Neem het fictieve bureau Brug Recruitment, met kantoren in Utrecht en Eindhoven. Beide werken voor dezelfde klant. Eindhoven kent kandidaat Samira uit een eerdere intake. Utrecht krijgt een plannervacature die bij haar voorkeuren kan passen.
De Utrechtse recruiter heeft iets aan de eerdere kennismaking, maar moet weten of de informatie nog actueel is en wie contact opneemt. Alleen een gedeelde naam met cv beantwoordt dat niet. Andersom hoeft Eindhoven geen kopie van het hele dossier naar Utrecht te mailen als de betrokken collega’s het juiste dossier mogen gebruiken.
| Gegeven | Waar hoort de afspraak? |
|---|---|
| Actuele contactgegevens van Samira | Bij haar persoonsdossier |
| Contactpersonen bij de klant | Bij de klantrelatie |
| Salarisbereik van de plannervacature | Bij die vacature, met periode en urenbasis |
| Samira’s voortgang voor deze functie | Bij haar sollicitatie op deze vacature |
| Wie haar morgen belt | Bij de concrete opvolgactie |
Benoem verantwoordelijkheid per stuk werk. Een recruiter kan de klantrelatie beheren terwijl een collega elders een vacature uitvoert. De persoon die een kandidaat het eerst sprak, hoeft niet iedere latere sollicitatie te behandelen. Spreek af wie contact houdt en wie een besluit bevestigt wanneer beide vestigingen betrokken zijn.
Bij Brug Recruitment beheert Iris in Eindhoven de klantrelatie. Lotte in Utrecht voert de plannervacature uit. Zij stemmen af wie Samira benadert en welke informatie Lotte vooraf nodig heeft. Daarmee blijft Iris betrokken bij de klant zonder elk gesprek zelf te moeten voeren.
Koppel daar geen automatische verdeling van omzet aan. Als vestigingen intern vergoeding of plaatsingsopbrengst verdelen, is dat een afzonderlijke bedrijfsafspraak. Een veld ‘verantwoordelijke vestiging’ vertelt nog niet welke verdeling jullie financieel hebben afgesproken.
Gebruik dezelfde fases waar ze dezelfde betekenis hebben. Laat een verschil bestaan wanneer het werk werkelijk anders verloopt, bijvoorbeeld een extra vakinhoudelijk gesprek voor technische functies. Een lokaal label dat hetzelfde betekent als het landelijke label voegt vooral vertaalwerk toe. Een lokale stap met een andere verantwoordelijke kan juist nuttig zijn.
Eindhoven gebruikt voor technische opdrachten een vakinhoudelijke beoordeling. Voor de Utrechtse planner is die stap niet nodig. Beide kantoren willen wel duidelijk zien of een klantgesprek gepland is en of een plaatsing is bevestigd. Leg die gedeelde betekenis vast zonder iedere vacature door dezelfde extra stap te sturen.
In Simply’s ATS en CRM kun je relaties en eigen velden inrichten, en met meerdere pipelines werken. Daarmee kun je gedeelde dossiers combineren met processen die bij het werk passen. Bepaal samen met je beheerder welke inrichting jullie kantoren nodig hebben; een extra vestiging hoeft niet vanzelf een aparte database te betekenen.
Voeg een lokaal veld toe als een kantoor het nodig heeft voor het dagelijkse werk. Spreek voor gedeelde velden dezelfde betekenis af. Toegang volgt vervolgens uit de taak: een collega die een vacature overneemt heeft andere gegevens nodig dan iemand die alleen de voortgang bekijkt. De vestigingsnaam alleen bepaalt die grens niet.
Voor de fictieve plannervacature geldt een salarisbereik tot €4.200 bruto per maand bij veertig uur. Utrecht en Eindhoven moeten dat bedrag hetzelfde lezen. Slaat één kantoor maandbedragen op en het andere jaarbedragen, dan helpt een gedeeld veld zonder periode niet.
Simply ondersteunt rechten op records en velden. Een collega kan bijvoorbeeld een kandidaatdossier mogen openen terwijl een gevoelig salarisveld is afgeschermd. Bespreek dus afzonderlijk wie moet samenwerken en welke informatie daarvoor nodig is. Geef niet iedereen brede beheerdersrechten om één overdracht mogelijk te maken.
Een overdracht is compleet wanneer de ontvangende recruiter begrijpt wat is afgesproken, welke informatie actueel is en welke actie nu bij die collega ligt. Het verplaatsen van een dossier of veranderen van een eigenaar is daarvoor niet genoeg. De kandidaat en de klant moeten ook weten wie hun aanspreekpunt is.
Iris draagt Samira’s eerdere kennismaking over aan Lotte. De urenwens uit de intake moet nog worden bevestigd. Lotte neemt het gesprek over de Utrechtse vacature op zich; Iris houdt het commerciële contact met de klant. Ze leggen vast wie de terugkoppeling aan de klant geeft als Samira interesse heeft.
Controleer na de overdracht de open acties. Heeft Iris nog een terugbelafspraak staan die Lotte nu overneemt? Dan moet die oude afspraak herkenbaar worden afgerond of overgedragen. Het voorkomen van dubbele opvolging vraagt deze werkafspraak, ook wanneer iedereen in hetzelfde ATS werkt.
Laat beide vestigingen samen de beslissende werksituatie doorlopen. De ene collega opent de klant en vacature, de andere neemt de opvolging over. Beoordeel of zij dezelfde afspraken begrijpen en of lokale stappen bruikbaar blijven. Zo zie je waar het systeem ondersteunt en waar je eerst een interne afspraak moet verduidelijken.
Gebruik bij Brug Recruitment juist Samira’s nog onbevestigde urenwens. Kan Lotte die onderscheiden van het salarisbereik van de vacature? Is helder dat Iris de klantrelatie houdt? Een overzichtelijk scherm is pas nuttig wanneer de collega ermee verder kan.
Maak daarna de keuze met iemand van elk kantoor en de verantwoordelijke voor de inrichting. Bespreek jullie vestigingen in een Simply-demo. Neem één gezamenlijke klant, een lokale procesafwijking en een overdracht mee. Daarmee kun je de inrichting beoordelen op jullie dagelijkse samenwerking.
Simply is een AI-native ATS en CRM voor recruitmentteams.
Over de auteur
Remo Vloet is medeoprichter van Simply, het AI Operating System voor recruitmentbureaus: inbox, gesprekken, sourcing, cv-verwerking, zoeken en matchen, documenten en automatisering in één systeem. Met een achtergrond in het bouwen van complexe software draagt hij bij aan de technische visie achter Simply.
LinkedInArtikelen van Remo VloetNiet automatisch. Kijk eerst welke informatie je wilt delen en welke processen of toegang lokaal verschillen. Meerdere pipelines en gerichte rechten kunnen binnen een gezamenlijke inrichting passen.
Maak onderscheid tussen de relatie met de persoon en de verantwoordelijkheid voor een sollicitatie of contactactie. Spreek af wie handelt wanneer meerdere vestigingen dezelfde kandidaat kennen.
Dat kan nuttig zijn wanneer het werk verschilt. Houd de betekenis van gedeelde fases gelijk, zodat collega's voortgang en einduitkomsten hetzelfde begrijpen.
Een gedeelde omgeving alleen garandeert dat niet. Maak afspraken over zoeken vóór invoer en over het beoordelen van mogelijke dubbelingen, zonder lopende sollicitaties te verwijderen.
Draag open werk bewust over en herzie de toegang die bij de nieuwe rol hoort. Controleer wie bestaande kandidaten en klanten bijpraat, zodat verantwoordelijkheden niet tussen twee kantoren blijven hangen.
Overstappen roept vragen op over kosten, oude dossiers en informatie die je niet wilt verliezen. Simply helpt je de data te beoordelen en zet de migratie klaar. Tijdelijk gratis.
Remo Vloet6 min.
Met een korte lijst leveranciers wil je verder kunnen onderzoeken. Dit werkblad helpt je vastleggen wat een demo bewijst, wat nog ontbreekt en welke optie afvalt.
Remo Vloet7 min.
Een goede demo beantwoordt een vraag uit je werkdag. Geef leveranciers hetzelfde geval en leg vast wat je hebt gezien, niet alleen wat iemand toezegt.
Remo Vloet6 min.
Ontdek hoe Simply je workflow volledig kan transformeren. Geen slides, gewoon het product.