ATS en CRM: wat is het verschil?

Een ATS houdt bij hoe een sollicitatie voor een vacature verloopt. Een recruitment-CRM helpt je relaties met kandidaten en klanten te onderhouden, ook als er op dat moment geen passende opdracht is. Veel recruitmentpakketten combineren die functies. Het verschil zit vooral in de vraag die je wilt beantwoorden: waar staat deze sollicitatie, of wat weten we van deze relatie?

Dat onderscheid merk je zodra dezelfde kandidaat voor twee vacatures in beeld komt. Bij de ene klant staat een gesprek gepland; voor een andere functie heeft de kandidaat al bedankt. Welke status zet je dan bij de naam?

In het kort

• Een ATS volgt sollicitaties, gesprekken en beslissingen per vacature.
• Een recruitment-CRM bewaart contact en afspraken met kandidaten en klanten over een langere periode.
• De status van een sollicitatie kan verschillen van de beschikbaarheid of interesse van de kandidaat.
• Eén pakket kan beide functies bieden. Controleer met een eigen voorbeeld hoe de gegevens samenhangen.

Wat doet een ATS in je dagelijkse werk?

Een applicant tracking system, afgekort ATS, helpt je kandidaten door het wervingsproces te volgen. Je ziet bijvoorbeeld wie voor een vacature in behandeling is, welke gesprekken gepland staan en welke beslissing nog nodig is. iCIMS omschrijft een ATS als software om kandidaten tijdens recruitment en hiring te volgen.

Voor een recruiter begint het nut bij een praktische vraag: wat moet ik vandaag doen om deze vacature verder te brengen? Je wilt kunnen zien dat een kandidaat wacht op feedback van de klant, terwijl een andere kandidaat nog een eerste gesprek moet plannen.

Een fase hoort daarbij bij de sollicitatie voor die specifieke functie. Iemand kan voor vacature A in de tweede gespreksronde zitten en voor vacature B al zijn afgewezen. Een enkele status op het kandidaatprofiel vertelt je dan te weinig.

De precieze functies verschillen per pakket. Vacatures publiceren, agenda’s koppelen of documenten maken kunnen onderdeel zijn van het aanbod, maar de naam ATS vertelt je nog niet welke van die functies beschikbaar zijn.

Wat bedoelen leveranciers met recruitment-CRM?

Een recruitment-CRM helpt je contact, afspraken en vervolgstappen rond relaties bij te houden. Bij een bureau gaat het vaak om zowel kandidaten als opdrachtgevers. Zo kun je terugvinden wie je gesproken hebt, wat iemand zoekt en wanneer je weer contact zou opnemen, ook buiten een lopende sollicitatie.

De afkorting vraagt wat aandacht. CRM staat in algemene bedrijfssoftware voor customer relationship management. Salesforce legt CRM uit als het beheren van interacties met bestaande en potentiële klanten. In recruitment gebruiken leveranciers CRM ook voor candidate relationship management: het onderhouden van kandidaatrelaties. Vraag dus welke relaties het aangeboden pakket ondersteunt.

Stel dat een goede kandidaat pas later dit jaar wil overstappen. Er loopt nu geen sollicitatie, maar je wilt de gemaakte afspraak wel terugvinden. Aan de klantkant speelt iets vergelijkbaars: een hiring manager verwacht over enkele maanden een nieuwe vacature en vraagt je dan opnieuw te bellen.

In Simply komen ATS en CRM samen in één gegevensmodel: kandidaten, vacatures, bedrijven en contactpersonen hebben eigen records die je met relaties verbindt. Je volgt de sollicitatie voor een vacature en onderhoudt tegelijk de bredere kandidaat- of klantrelatie. Eigen velden en pipelines maken de inrichting passend voor jullie werkwijze.

Vraag uit je werkdag	ATS-functie	CRM-functie
Wie wacht op een tweede gesprek voor deze vacature?	Fase en vervolgactie bij de sollicitatie	Eerder contact kan achtergrond geven
Wie wilde na de zomer opnieuw praten?	Er hoeft nog geen sollicitatie te bestaan	Contactafspraak en verantwoordelijke recruiter
Wat heeft de klant over deze kandidaat gezegd?	Feedback bij de betreffende sollicitatie	Relatie met de contactpersoon bij de klant
Welke opdracht verwacht de klant later?	Wordt relevant zodra je een vacature behandelt	Klantcontact en verwachte vervolgstap

De tabel verdeelt werkzaamheden. Hij schrijft niet voor dat je daarvoor twee systemen moet kopen.

Eén kandidaat, twee vacatures: waar hoort de informatie?

Je wilt de persoon één keer herkennen en het verloop van iedere sollicitatie afzonderlijk kunnen volgen. Algemene contactgegevens horen bij de kandidaat. Een gesprek of afwijzing voor een bepaalde functie hoort bij die sollicitatie. De opdrachtgever en contactpersoon geven je vervolgens de context van de vacature.

Neem dit fictieve voorbeeld. Je spreekt Noor, die interesse heeft in een functie als projectmanager bij Haven & Co. Tijdens de intake bespreek je ook een rol als operations manager bij hetzelfde bedrijf. Noor wil voor de eerste functie kennismaken, maar heeft voor de tweede geen interesse in de werktijden.

Onderdeel	Wat je in het voorbeeld vastlegt
Kandidaat Noor	Contactgegevens, besproken voorkeuren en wanneer je die hebt gecontroleerd
Klant Haven & Co	Het bedrijf en de twee afzonderlijke vacatures
Contactpersoon	Wie namens de klant afspraken maakt en feedback geeft
Sollicitatie projectmanager	Interesse bevestigd, eerste gesprek nog plannen
Sollicitatie operations manager	Noor heeft bedankt vanwege de werktijden

Als je alleen de kandidaatstatus verandert naar ‘afgewezen’, raakt de andere sollicitatie uit beeld. En als je Noor voor iedere vacature opnieuw aanmaakt, moet je later uitzoeken welk profiel de juiste contactgegevens bevat.

Een bruikbare inrichting laat je vanuit Noor beide sollicitaties bekijken. Vanuit de vacature projectmanager zie je vervolgens alleen het verloop voor die functie. Sluit je de vacature operations manager, dan blijft duidelijk waarom dat traject is gestopt.

Dit is een oefensituatie om software mee te beoordelen. Je hoeft deze namen of veldindeling niet letterlijk over te nemen; gebruik een vergelijkbare situatie uit je eigen werk, met fictieve persoonsgegevens.

Wanneer heb je beide functies nodig?

Kijk naar wat je team moet blijven volgen nadat een vacature is gesloten. Wil je contact houden met kandidaten voor toekomstige opdrachten en tegelijk nieuwe opdrachten bij klanten bespreken? Dan zijn relatiebeheer en sollicitatiebeheer allebei relevant. Of je daarvoor een nieuw pakket nodig hebt, hangt af van je huidige inrichting.

Een team dat vooral aanvragen voor openstaande functies afhandelt, begint meestal met overzicht over sollicitaties. Een bureau met terugkerende klantopdrachten wil daarnaast zien wat eerder is afgesproken en welke kandidaat opnieuw benaderd kan worden. Ook binnen één team kunnen die behoeften verschillen.

Loop daarom eerst je eigen systeem na. Kun je Noor aan beide vacatures verbinden? Blijft de afspraak voor later zichtbaar wanneer een traject sluit? Kan een collega het contact overnemen en begrijpen wat de volgende stap is? Als dat goed werkt, geeft alleen een ander productlabel weinig reden om te wisselen.

Werken ATS en CRM apart, spreek dan af waar je gegevens wijzigt en hoe een wijziging bij het andere systeem terechtkomt. Vraag ook wat er gebeurt als de uitwisseling mislukt. Zo voorkom je dat twee collega’s ieder een andere versie van dezelfde afspraak volgen.

Wat laat je tijdens een demo zien?

Neem het voorbeeld met twee sollicitaties mee en laat de leverancier het uitvoeren. Daarmee zie je hoe een kandidaat, vacature en klant met elkaar verbonden zijn. Vraag om de handelingen die je team zelf zou doen, inclusief een wijziging en een afgesloten traject; een voorbereid overzicht laat niet altijd zien hoe je daar komt.

Gebruik deze vier opdrachten:

1. Maak één kandidaat aan en verbind die aan twee vacatures bij dezelfde klant.
2. Plan een gesprek voor de eerste functie en sluit de tweede sollicitatie met een reden.
3. Wijzig een algemeen contactgegeven en controleer waar die wijziging zichtbaar wordt.
4. Laat een collega het werk overnemen en de openstaande afspraak terugvinden.

Noteer na afloop wat je daadwerkelijk hebt gezien en welke vraag nog openstaat. Een toekomstige functie krijgt geen vinkje omdat de leverancier zegt dat die eraan komt.

Bekijk op de ATS- en CRM-pagina van Simply de opzet van gegevens, relaties en pipelines. Wil je het onderscheid voor jouw bureau bekijken? Vraag een demo aan en neem één herkenbare werksituatie mee. Dan kun je gericht beoordelen of de inrichting aansluit op je werkdag.