Een nieuw ATS invoeren zonder adoptiegat

Je collega heeft de demonstratie gezien en kan inloggen. Maar lukt het ook om een kandidaat aan de juiste vacature te koppelen, een afspraak vast te leggen en het werk over te dragen? Daar begint de praktische kant van een ATS-implementatie. Een account uitdelen is nog geen voorbereiding op de werkdag.

Richt de invoering in rond herkenbare taken, oefen met de rechten die collega’s straks gebruiken en regel hulp voor de eerste dagen. Met een adoptiegat bedoelen we hier het verschil tussen toegang hebben tot het systeem en er zelfstandig het afgesproken werk mee kunnen doen. Dat verschil vind je door te kijken waar een taak vastloopt.

In het kort

• Kies per rol welke taken bij de start moeten lukken.
• Oefen met een realistische situatie, inclusief een wijziging en overdracht.
• Maak onderscheid tussen leren, controleren en problemen in de inrichting herstellen.
• Geef vragen een eigenaar en werk instructies bij zodra de werkwijze verandert.

Waar begin je de voorbereiding op het nieuwe ATS?

Begin bij een gewone werkdag. Vraag recruiters, accountmanagers en beheerders welk werk ze na de overstap moeten afronden. Zet bij elke taak wat het resultaat is, wie ermee verdergaat en wat verandert ten opzichte van de oude werkwijze. Kies eerst het werk dat bij de start nodig is.

Schrijf bijvoorbeeld niet alleen ‘kandidaatbeheer’. Schrijf: ‘Een nieuwe sollicitatie bij de juiste vacature vastleggen, de volgende actie afspreken en het dossier overdraagbaar achterlaten.’ Dat geeft een trainer iets om voor te doen en een collega iets om te oefenen.

Leg onbesliste werkafspraken eerst aan de verantwoordelijke voor. Waar hoort klantfeedback over één kandidaat? Wanneer sluit je een sollicitatie af? Een training kan uitleggen waar je klikt, maar lost een meningsverschil over het proces niet vanzelf op.

Controleer ook de randvoorwaarden. Werken de accounts, zijn de juiste rechten toegekend en bestaan de oefendossiers? Wie alleen met het beheerdersaccount oefent, ontdekt mogelijk pas na de start dat een recruiter het gebruikte veld niet kan openen. Plan tijd om zulke verschillen vóór de werkweek op te lossen.

Welke oefening hoort bij welke rol?

Koppel de oefening aan het werk dat iemand uitvoert. Niet iedereen hoeft dezelfde instellingen te beheren of dezelfde informatie te zien. Een accountmanager moet bijvoorbeeld een klantafspraak kunnen overdragen; een beheerder moet weten hoe een melding over ontbrekende toegang wordt onderzocht.

Simply richt je workspace bij de start in op het type recruitment dat je kiest, met fases, velden en documenttemplates die je daarna zelf aanpast. Pipelines kun je maken voor kandidaten, contactpersonen, bedrijven en vacatures. Richt je eerste uitleg op dat onderscheid. Een recruiter oefent op de sollicitatie bij een vacature; de beheerder leert hoe eigen velden en relaties worden ingericht. Pas de oefeningen aan op de benamingen die jullie team daadwerkelijk gebruikt.

Rol	Oefentaak voor de start	Waaraan zie je dat het werk af is?
Recruiter	Een nieuwe sollicitatie verwerken	Juiste vacature, actuele fase en volgende actie zijn terug te vinden
Accountmanager	Een gewijzigd klantverzoek overdragen	Collega ziet welke afspraak geldt en wat nog bevestigd moet worden
Teamleider	Een vastgelopen overdracht onderzoeken	Oorzaak en verantwoordelijke zijn duidelijk zonder gegevens te raden
Beheerder	Een toegangsprobleem behandelen	Gebruiker krijgt passende hulp zonder onnodig brede rechten

Laat een collega die af en toe in het ATS werkt ook oefenen. Voor diegene is een korte instructie bij een incidentele taak misschien waardevoller dan een rondleiding langs alle menu’s. Vraag welke vorm helpt, bijvoorbeeld een tekst met een voorbeeld, een demonstratie of begeleid oefenen.

Hoe maak je een bruikbaar oefenscenario?

Kies een situatie waarin iemand informatie moet terugvinden, iets moet veranderen en een volgende stap moet vastleggen. Gebruik fictieve gegevens die op jullie werk lijken. Bepaal vooraf wat na afloop zichtbaar moet zijn, zodat je niet alleen controleert of dezelfde knoppen als in de demonstratie zijn aangeklikt.

Dit is een fictief voorbeeld. Sara behandelt een sollicitatie voor een planner bij Westhaven. De kandidaat kan de voorgestelde donderdag niet spreken en vraagt om vrijdag. Sara moet de wijziging vastleggen en het werk aan haar collega overdragen. Er staat ook een oudere sollicitatie van dezelfde kandidaat voor een andere vacature.

De oefening is afgerond wanneer de collega de juiste sollicitatie vindt, ziet welk moment nog bevestigd moet worden en weet wie opvolgt. Een notitie op de oude sollicitatie voldoet niet. Een datum invullen alsof de opdrachtgever al akkoord is evenmin.

Doe de taak eerst samen voor. Laat de deelnemer daarna een vergelijkbare wijziging zelfstandig verwerken, terwijl je observeert waar uitleg ontbreekt. Geef het doel, niet de klikroute: ‘Laat je collega weten welk gesprek nog bevestigd moet worden.’ Dat sluit aan bij de GOV.UK-methode voor gebruikerstesten, die uitgaat van geloofwaardige taken zonder het antwoord voor te zeggen.

Leg vast of iets zelfstandig lukte, met een aanwijzing lukte of blokkeerde. Noteer vervolgens wat nodig is: extra oefening, een duidelijkere afspraak, andere tekst in de instructie of onderzoek naar de inrichting. Alleen ‘training gevolgd’ vertelt dat niet.

Wat plan je voor de eerste werkweek?

Reserveer ruimte om vragen uit het echte werk op te pakken. Maak vooraf bekend wie collega’s kunnen benaderen en wanneer. Houd de eerste week gericht op de afgesproken basistaken. Voeg pas werk toe wanneer de betrokken mensen en inrichting daar klaar voor zijn.

Maak voor de eerste week een klein startpakket: een uitgewerkt dossier per rol, de afspraak over oud en nieuw systeem en de contactpersoon voor hulp. Plan eerst begeleide verwerking van een nieuwe sollicitatie. Laat een collega daarna zelf een wijziging en overdracht afhandelen. Neem onopgeloste blokkades apart op; voeg geen extra lesstof toe om een toegangsprobleem te omzeilen.

Spreek af waar nieuwe informatie wordt vastgelegd. Als het oude systeem nog tijdelijk beschikbaar blijft, maak dan duidelijk waarvoor je het mag gebruiken en welk systeem leidend is. Voorkom dat een kandidaatwijziging in twee plaatsen blijft hangen doordat collega’s zelf een overgangsregel moeten bedenken.

Houd meldingen klein en bruikbaar. Vraag wat iemand wilde doen, wat er gebeurde en welke hulp nodig is. Geef iedere melding een eigenaar. Een vraag over de plaats van een notitie vraagt om een ander antwoord dan een ontoegankelijk dossier of een bericht aan de verkeerde ontvanger.

Wanneer zijn collega’s voldoende voorbereid?

Kijk of de afgesproken taken met de gewone rechten uitvoerbaar zijn, of overdrachten begrijpelijk blijven en of collega’s weten hoe ze hulp krijgen. Aanwezigheid bij een training is nuttige administratie, maar geen bewijs dat het werk lukt. Bespreek overgebleven obstakels vóór je de start bevestigt.

Laat betrokkenen zelf uitleggen wat ze hebben vastgelegd en waarom. Als verschillende collega’s een fase anders interpreteren, pas dan de werkafspraak en het oefenvoorbeeld aan. Wanneer de afspraak helder is maar het systeem de handeling verhindert, moet de inrichting worden onderzocht. Nogmaals dezelfde training geven lost dat niet op.

Geef de werkinstructie een eigenaar en vermeld voor welke inrichting die geldt. Bewaar een kort uitgewerkt voorbeeld naast de stappen. Een volgende collega kan daarmee begrijpen wat de bedoeling is, ook als een knop later op een andere plek staat.

Gebruik Simply’s ATS- en CRM-inrichting om de instructie op jullie eigen werk te laten aansluiten. Een workspacebeheerder kan objecten, velden en relaties aanpassen. Laat die persoon daarom vóór de oefening de gebruikte velden definitief inrichten en benoemen wie wijzigingen mag aanvragen. Een oefendossier met verouderde veldnamen maakt de eerste werkdag onnodig lastig.

Aan het einde van de voorbereiding heb je een ingevuld oefendossier, een korte werkinstructie en een bekende hulproute per rol. Kies je de inrichting nog? Gebruik een Simply-demo om de eerste recruiterstaak samen door te lopen, zodat je weet waarop de instructie moet aansluiten.